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5 pasos para digitalizar un departamento legal

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5 pasos para digitalizar un departamento legal

 

La era digital llegó para quedarse y para agilizar las gestiones de las diferentes áreas profesionales, por lo que es necesario que las empresas se adapten a la tecnología como parte de las innovaciones y se enfoquen en la digitalización. La introducción en el mundo digital, hoy en día le garantiza a la corporación ser más competitiva y obtener mayores oportunidades como empresas.

 

Dentro de los sectores profesionales que a corto y mediano plazo pueden llegar a ser totalmente digitalizados se debe mencionar el sector jurídico. Se conoce que en la actualidad hay muchos bufetes y departamentos legales que ya se están  iniciando en el mundo digital, incluyendo poco a poco numerosas soluciones digitales que facilitan las tareas diarias de los abogados y ofrecen menos tiempos de esperas a los clientes.

 

Digitalizar un departamento legal en 5 pasos

 

En un departamento legal son muchas las gestiones y procesos que se realizan de manera manual, lo que hace que los trámites resulten más lentos. Es necesario comenzar la transformación digital de esos procesos y buscar optimizarlos.

Para digitalizar un departamento legal es necesario contar con ciertos elementos fundamentales como la gestión de permisos y la ciberseguridad, que se deben tomar en cuenta para el proceso de transformación. Además de conocer esos elementos, también es importante seguir una serie de pasos que permitirán una digitalización exitosa.

 

1.- Analizar la estructura actual

 

Al iniciar el proceso de transformación, en primer lugar debemos enfocarnos en la actual estructura de trabajo y los procedimientos que se realizan. Se debe analizar cuidadosamente la manera actual del servicio, es decir que es importante organizar todos los procesos y factores del área para iniciar el paso a la digitalización, ya que la idea central es pasar todos esos procedimientos a digital, por lo cual no debe faltar ninguno.

 

2.- Objetivo principal de la digitalización

 

Una vez que se ha realizado el análisis de los procesos que se llevan a cabo, es imperativo determinar los objetivos y metas que se quieren alcanzar con la digitalización, para ello es muy útil diseñar una estrategia digital. Al tener claras las metas y objetivos se debe hacer un enfoque de las nuevas rutinas y procesos que se adoptarán, así como el cambio que tendrán las acciones y operaciones con esta innovación, de cómo se desarrollarán y de su efectividad.  

 

La digitalización encierra una serie de cambios a los cuales el equipo de profesionales debe adaptarse, como son las distintas técnicas, herramientas y sobre todo el pensamiento digital.

 

3.- Herramientas necesarias

 

El siguiente paso a seguir es la elección de la herramienta digital más adecuada, hay que considerar optar por una plataforma que resulte sencilla de manejar, tomando en cuenta que será utilizada por distintos usuarios  y que debe generar una experiencia positiva en cada cliente como también para el profesional legal.

 

Desde hace algunos años se vienen desarrollando algunos sistemas pensando en el sector legal. Expertos en derecho digital han apostado a esta innovación en los servicios legales como una excelente oportunidad para mejorar la forma de trabajar, por lo que la recomendación de los expertos es comenzar una transformación digital real.

 

La tecnología aplicada en el área jurídica, va a beneficiar tanto al profesional como al cliente, aportando comodidad en la realización de trámites, así como también disminución en tiempos de espera y desplazamiento. Hoy en día son numerosas las plataformas tecnológicas y aplicaciones disponibles para iniciar el proceso de digitalización del sector.

 

Se pueden conseguir  plataformas digitales que permitan incursionar en la digitalización sin tener que ser una compañía grande, es decir que la transformación digital puede ser aplicada también a pequeñas corporaciones. Una vez que se tiene el análisis de los procedimientos se facilita la elección de las herramientas tecnológicas y equipos necesarios.

 

En la actualidad existen diversas plataformas que generan las plantillas de los diferentes tipos de documentos legales redactados por abogados, a través de estas plataformas se puede crear desde un contrato de alquiler hasta una reclamación por multa de tráfico en línea.

 

También han sido creadas aplicaciones que ayudan al cliente a resolver sus dudas legales, en la cual el cliente accede al sistema para plantear su situación o duda y recibe la asesoría legal de abogados de manera proactiva. Y esto solo son algunos ejemplos del amplio mundo digital que se está expandiendo en el área de servicios legales.

 

4.- Almacenamiento datos de forma legal

 

Otro paso relevante para la digitalización del departamento legal es la recolección de datos, cada dato es importante, por lo que se debe tener especial cuidado en su digitalización. Los sistemas están diseñados para almacenar todos estos datos legales, desde los números de veces que se ha utilizado una cláusula o las veces que se ha contactado a un cliente.

 

Implementar la tecnología en el departamento legal va a simplificar los procesos notablemente, permitiendo tener acceso a los datos de manera más rápida y por lo tanto más efectiva. La creación de esta base de datos digital va a ofrecer muchas ventajas, como por ejemplo poder realizar estadísticas rápidamente y análisis de las gestiones y eficiencia del servicio prestado en un lapso determinado, lo que ayuda a mantener la efectividad  del servicio.

 

5.- Formación del equipo

 

Una vez que se han realizado todos los análisis previos, es importante formar a todos los colaboradores y que las herramientas seleccionadas y equipos tecnológicos resulten manejables y llevaderos para cada uno de los profesionales del equipo de trabajo. Recordando que el objetivo de esta innovación es la simplificación de los procesos para generar una mejor gestión tanto para el cliente como para el profesional legal.

 

¿Por qué digitalizar un departamento legal?

Son múltiples los beneficios que un departamento legal obtiene gracias a la digitalización, entre los cuales se puede destacar que el implemento de la tecnología en los despachos permite la eficiencia de los procesos, lo que a su vez genera mayor productividad. Al contar con equipos y software actualizados conjuntamente con el uso de las herramientas informáticas, el equipo de trabajo logrará realizar las tareas con mayor efectividad y así cubrir nuevos proyectos.

 

Hoy en día un departamento legal digitalizado genera mayor confianza al cliente, como también mayor cercanía, ya que se simplifican los procesos y se evitan posibles complicaciones por lo que es necesario comenzar a incursionar en el mundo digital. Los expertos recomiendan la digitalización y automatización de los departamentos legales como un gran paso para lograr ejecutar tareas más estratégicas y con mayor valor.

 

 

 

https://ecija.com/sala-de-prensa/claves-afrontar-digitalizacion-asesorias-juridicas-2020/

https://brevity.pro/transformacion-digital

https://replicantelegal.com

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