¿Qué son y para qué sirven los software de gestión para abogados?

Los softwares de gestión son programas informáticos que se componen de múltiples y diversas herramientas enfocadas a simplificar los distintos procesos empresariales, tanto desde el punto de vista operativo como con todo lo relacionado con la productividad y la burocracia.

Hoy, hay en el mercado infinidad de softwares de gestión, desde los más completos hasta los más específicos. Se trata de herramientas imprescindibles para poder abarcar con agilidad y eficiencia el conjunto de tareas que debe afrontar cualquier empresa, también los despachos de abogados.

En este artículo, vamos a explicarte por qué deberías comenzar a trabajar con un software de gestión para abogados, si todavía no te has decidido a hacerlo. Y también haremos un repaso por los diferentes tipos que existen, prestando especial atención al que más valor puede aportar a tu despacho: el CRM.

Los diferentes tipos de software de gestión

Dadas las complejas y variadas necesidades que tienen las empresas, se han desarrollado con el tiempo distintos tipos de software de gestión que se pueden adquirir hoy en el mercado. Cada uno está enfocado a mejorar una serie de aspectos de la organización, y su elección dependerá del caso en particular:

• Enterprise Resource Planning (ERP): los sistemas de planificación de recursos empresariales organizan la totalidad de los recursos de la empresa y enlazan todos los procesos, facilitando el flujo de datos. Muchos ERP, de hecho, integran en su funcionamiento parte del resto de sistemas.
• Warehouse Management System (WMS): los sistemas de gestión de almacenes se ocupan de gestionar la actividad en el almacén, aportando un mayor grado de automatización y, por lo tanto, más ahorro.
• Document Management System (DMS): los sistemas de gestión documental sirven para mantener debidamente organizados grandes cantidades de documentos, en papel o en línea. Se encargan de almacenarlos, rastrearlos, archivarlos y organizarlos.
• Business Intelligence (BI): son herramientas que se ocupan de analizar la información disponible en su conjunto, haciendo que sea más fácil la toma de decisiones tácticas y estratégicas.
• Customer Relationship Management (CRM): la gestión de las relaciones con los clientes es, probablemente, el ámbito en el que más valor puede aportar esta clase de software a un despacho de abogados. Abarcan absolutamente todo el proceso de la relación comercial.

Precisamente en estos últimos sistemas, los CRM, vamos a centrar la atención durante las siguientes líneas. Nuestro objetivo es que, al terminar, sepas cómo puedes sacarles todo el partido en tu bufete.

Principales funcionalidades de los sistemas CRM

Son muchas las funciones de las que se hacen cargo los software CRM. Aquí tienes algunos ejemplos de su utilidad:

• Gestión de clientes: registra los datos de contacto y la información relacionada con cada cliente, como pagos y facturas, notas y eventos o tareas pendientes.
• Gestión de expedientes: agrupa todo lo relacionado con un mismo caso en un único lugar, proporcionando una visión más global e inteligente de su evolución.
• Comunicaciones: desde el propio software es posible enviar y recibir correos electrónicos específicos, que se almacenan en el expediente o asunto correspondiente.
• Documentación: los despachos de abogados suelen manejar un gran volumen de documentos. Un CRM permite guardarlos, editarlos y sincronizarlos según convenga, ahorrando así tiempo y evitando errores.
• Calendario jurídico: tanto desde el punto de vista general como por expediente.
• Registro de tiempos y gastos: rastrea los gastos y permite introducir entradas de tiempo de manera sencilla.
• Facturación: abarca todos los pasos del proceso, desde las horas trabajadas hasta las facturas emitidas y su seguimiento.
• Contabilidad: muestra y actualiza constantemente el saldo de cada cliente y/o expediente.

Ventajas de contar con un software CRM en tu despacho

Seguro que, sabiendo ya cuáles son las principales funciones de un CRM, te haces una idea aproximada de los beneficios que reporta. En líneas generales, se trata de una herramienta que facilita y optimiza las relaciones entre el despacho y sus clientes. 

Más concretamente, un CRM te va a permitir disfrutar de las siguientes ventajas:

Optimización de los recursos disponibles

Ahorrarás una importante cantidad de tiempo (y, por consiguiente, de dinero) a la hora de almacenar, gestionar y acceder a la información necesaria en cada momento. Con una única base de datos vas a poder analizar de un solo vistazo las acciones llevadas a cabo, su coste y sus resultados. Así, te será mucho más sencillo determinar el éxito o el fracaso de una estrategia.

Mayor control

Con un buen CRM integrado en el despacho, es posible llevar un control detallado de cómo se van desarrollando las relaciones con los clientes. Con unos pocos clics, conocerás la información que se ha aportado, los contactos que se han establecido, las iniciativas que se han propuesto, el punto de la estrategia en el que se encuentra el caso, qué recursos se han dedicado y qué resultados se han obtenido.

Captación y fidelización de clientes

La información es poder. Por eso, tener muchos y mejores datos de tus clientes y potenciales clientes te va a permitir establecer relaciones comerciales más fácilmente. Y lo que es aún más importante: conseguirás que esas relaciones sean más duraderas.

¿Cómo escoger el mejor CRM para abogados?

Puede que te parezca complicado elegir un CRM para un despacho de abogados. Son muchas las opciones actualmente disponibles y cada una hace sus propias promesas. No obstante, podemos decirte que hay cuatro características esenciales que debes comprobar que cumpla tu próximo CRM para que te ofrezca los mejores resultados:

• Flexibilidad: un CRM de calidad se adapta sin complicaciones a la evolución y a los cambios que suceden en la empresa. En este sentido, hay que valorar la escalabilidad. Tu despacho no será igual que ahora dentro de 5 años, por eso contar con un software de gestión que sirva en ambos escenarios es más que fundamental: es una ventaja competitiva.
• Adaptabilidad: no solo tu negocio va a cambiar con el tiempo, también lo harán las tendencias y la realidad del sector y del panorama económico.
• Usabilidad: un software de gestión de este tipo no debería estar destinado únicamente a personal experto. La solución cuya curva de aprendizaje sea más corta será, sin duda, la mejor y más cómoda de todas.
• Adecuación legal: la privacidad y la protección de los datos personales, así como otros muchos aspectos actualmente regulados, han de estar 100 % garantizados con el uso del CRM que finalmente elijas. De lo contrario, su utilización podría acarrearte costosas sanciones o modificaciones.

Que el empleo de un CRM es algo solo destinado a los grandes despachos de abogados es una idea que todavía está bastante generalizada. Sin embargo, no puede ser más errónea, ya que no es necesario contar con una enorme base de datos de clientes para poder aprovechar las ventajas que estos programas ofrecen. Su utilidad, de hecho, está totalmente desvinculada de la cantidad.

Además, existen multitud de opciones en cuanto a precios, la mayoría de ellas adaptadas al volumen del negocio en particular.

El cliente, lo más importante

Ahora bien, no queremos dejar de recordarte el requisito básico para poder obtener el máximo rendimiento de esta herramienta. Ha sido concebida para que quien la utilice tenga claro desde el primer momento que el cliente ha de colocarse en el centro. Es la pieza clave en torno a la cual se debe diseñar cualquier estrategia para que funcione, y en sus necesidades se tiene que basar desde el principio la relación entre despacho y cliente.